Haben Sie bereits eine QR-Rechnung erhalten und sich gefragt, wie sie diese am einfachsten verarbeiten können? Die per 30. Juni 2020 eingeführte QR-Rechnung ist vorerst nur vereinzelt anzutreffen, viele Unternehmen zögern noch mit der Umstellung. Die QR-Rechnung wird die roten und orangen Einzahlungsscheine ersetzen. Die Umstellungsfrist dauert bis Ende 2022, bis dahin werden die Unternehmen laufend umstellen und somit immer mehr QR-Rechnungen in Umlauf kommen. Unsere Softwarelösungen konnten bereits ab dem Einführungsdatum QR-Rechnungen verarbeiten.

PayEye

Das PayEye von Crealogix ist mit all unseren Softwarelösungen kompatibel. Es kann via USB, Bluetooth oder W-Lan mit Ihrem Computer verbunden werden und verarbeitet sowohl die bisherigen Einzahlungsscheine, wie auch die neuen QR-Rechnungen. Mit dem Payeye können Sie Rechnungen bequem ins Buchhaltungsprogramm einlesen und von dort sämtliche erfassten Zahlungen an die Bank übermitteln. Das PayEye ist ab CHF 230.00 erhältlich.

Verarbeitung von QR-Rechnungen

Scan-App der Soft warehersteller

Die Agro-Twin AG stellt zu A-Twin.Cash und A-Twin.Cash 2.0 eine eigens entwickelte Scan-App gratis zur Verfügung. Mit der Scan-App können leider ausschliesslich QR-Rechnungen eingelesen werden, das Verarbeiten der bisherigen Einzahlungsscheine ist nicht möglich. Die Agro-Off ice AG hat für Ihr Buchhaltungsprogramm ebenfalls eine eigene Scan-App entwickelt. Besonders lobenswert ist, dass ihre App sowohl bisherige Einzahlungsscheine, wie auch neue QR-Rechnungen verarbeiten kann. Die App kann kostenlos heruntergeladen werden.

Aller guten Dinge sind drei. Auch ProtectData AG hat für ihr Buchhaltungsprogramm FiBuWin 7 eine eigene Scan-App entwickelt. Die App muss einmalig für CHF 90.00 erworben werden. Sie kann ebenfalls die bisherigen Einzahlungsscheine, wie auch QR-Rechnungen verarbeiten. Das Vorgehen ist bei allen Buchhaltungsprogrammen identisch. Mittels App werden die Zahlungen an das Buchhaltungsprogramm übermittelt. Im Buchhaltungsprogramm können anschliessend alle erfassten Zahlungen zu einem Vergütungsauftrag zusammengefasst und an die Bank übermittelt werden. Mit dem Erfassen der Zahlung kann sogleich die dazugehörige Buchung generiert werden. Sämtliche Apps finden Sie im App-Store, resp. auf Google Play.

Scan-App der Banken

Nahezu sämtliche Banken haben eine eigene App zum Erfassen von Zahlungen, welche sie gratis zur Verfügung stellen. Dabei werden die Zahlungsangaben direkt an die Bank übermittelt, sie machen keinen Umweg über das Buchhaltungsprogramm. Das hat den Vorteil, dass eine Schnittstelle wegfällt, was den Prozess weniger anfällig für Fehler macht. Der Nachteil ist, dass beim Erfassen der Zahlung nicht gleich die Buchung generiert werden kann.

Mit der Funktion «Kontoabgleich» können Sie elektronische Bankauszüge ins Buchhaltungsprogramm laden. Anschliessend lassen sich sämtliche Kontobewegungen sehr eff izient erfassen. Dies macht den vorhin genannten Nachteil wieder wett.

Erstellen von QR-Rechnungen

Sollten Sie mehrere Rechnungen pro Monat schreiben, lohnt sich allenfalls die Umstellung auf ein Faktura-Programm, welches sich zugleich mit der Buchhaltung verknüpfen lässt. Mit «AgroOffice Faktura» wie auch «FarmStar Debitoren» lassen sich QR-Rechnungen erstellen und gleichzeitig eine Verbindung mit Ihrer Buchhaltung herstellen. Die A-Twin.Cash Produkte verfügen über kein Debitorenmodul.

QR-Rechnungen können auf weisses Papier aufgedruckt werden, Sie brauchen daher keine vorgedruckten Einzahlungsscheine mehr. Um den offiziellen Standards zu genügen ist jedoch die Verwendung von perforiertem Papier nötig (Zahlteil zum Abreissen). Mittels QR-IBAN und QR-Referenz können Zahlungseingänge automatisch verarbeitet werden und das manuelle Abgleichen erübrigt sich. Die relevanten Daten zum Erstellen von QR-Rechnungen erhalten Sie von Ihrer Bank.

Umstellen lohnt sich

Falls Sie keinen Belegleser und keine Scan-App einsetzen möchten, können Sie die QR-Rechnung natürlich auch von Hand erfassen, auf der Rechnung sind alle nötigen Angaben enthalten. Das gilt sowohl für die Buchhaltungsprogramme, wie auch für die e-Banking Portale der Banken.

Sollten Sie über kein e-Banking verfügen, können Sie QR-Rechnungen wie bis anhin am Schalter oder als Rechnungsauftrag per Couvert bezahlen. Die Vorteile von e-Banking sind aber nicht von der Hand zu weisen. Da sowohl beim Bezahlen von Rechnungen, wie auch beim Erfassen von Buchungen viel effizienter gearbeitet werden kann, empfehlen wir, auf eine e-Bankinglösung umzusteigen.

Gerne unterstützen wir Sie bei der elektronischen Verarbeitung Ihrer Zahlungen und bei der Umstellung auf die QR-Rechnung. Mit einer effizienten Verarbeitung Ihres Zahlungsverkehrs bleibt mehr Zeit für das Wesentliche. Wenden Sie sich bei Fragen an Ihren Sachbearbeiter.